18.06.2025

9 мин

Апостиль: как легализовать документы для заграницы

Планируете учебу за рубежом, заключение брака с иностранцем, покупку недвижимости или переезд на ПМЖ? В каждой из этих ситуаций вам потребуется подготовить пакет российских документов, которые будут иметь юридическую силу в другой стране. Чтобы это стало возможным, официальные бумаги должны пройти процедуру легализации. Самый распространенный и удобный способ – это проставление апостиля. Статья — полное практическое пособие для всех, кому необходимо легализовать российские документы для заграницы с помощью апостиля.

Автор статьи Маннанова Гульнара Анасовна Юрисконсульт в сфере права социального обеспечения, гражданского и семейного права.

Апостиль на документы в 2025 году: где поставить, стоимость, сроки | Полная инструкция по оформлению

Содержание статьи

Нужна помощь юриста? Получить помощь

Что такое апостиль?

Апостиль — это международный штамп, подтверждающий подлинность документа. Он удостоверяет, что подпись и печать на нем не поддельные, а поставивший их человек действительно занимает указанную должность. Этот штамп имеет единый образец для всех стран, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, что значительно упрощает признание документов за границей.

Важно не путать апостиль с консульской легализацией. Апостиль нужен для стран, присоединившихся к Гаагской конвенции. Если страна назначения в конвенции не участвует, потребуется более сложная и длительная процедура консульской легализации через Министерство иностранных дел и консульство соответствующего государства.

На какие документы ставят апостиль?

Апостилирование возможно только для официальных документов. Согласно Федеральному закону № 330-ФЗ, перечень бумаг, которые можно апостилировать, достаточно широк и охватывает большинство жизненных ситуаций. К ним относятся:

Документы органов ЗАГС. Это наиболее частая категория для проставления апостиля. Включает оригиналы свидетельств о рождении, о заключении и расторжении брака, об усыновлении (удочерении), о перемене имени, о смерти, а также архивные справки, выданные органами ЗАГС.
Документы об образовании и/или квалификации. Апостиль ставят на оригиналы аттестатов о среднем образовании и дипломов о среднем профессиональном или высшем образовании, а также на приложения к ним. Также апостилировать можно документы о присвоении ученых степеней.
Нотариально удостоверенные документы. Сюда входят нотариальные копии документов (например, копия паспорта или свидетельства), доверенности, согласия на выезд ребенка, заявления, аффидевиты и другие документы, оформленные у нотариуса.
Справки о наличии или отсутствии судимости. Этот документ часто требуют при оформлении вида на жительство или рабочей визы. Апостиль ставится на оригинал справки, выданной МВД России.
Судебные решения. Апостилировать можно копии судебных актов (решений, приговоров, определений), которые вступили в законную силу. Такие документы обязательно должны быть заверены гербовой печатью суда.
Архивные справки и выписки. Документы, выданные государственными архивами, например, о трудовом стаже, также подлежат апостилированию.

Какие документы апостилировать нельзя?

Важно помнить, что существует ряд документов, которые не подлежат ни апостилированию, ни консульской легализации. Попытка подать их в уполномоченный орган приведет к гарантированному отказу.
Оригиналы документов, удостоверяющих личность: внутренний паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт.
Документы, удостоверяющие принадлежность к сословиям и вероисповеданиям, а также различные удостоверения личности: трудовые книжки, военные билеты, пенсионные удостоверения, водительские права.
Документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям. Например, договоры поставки, счета-фактуры (инвойсы), коносаменты, доверенности на совершение коммерческих сделок. Для их легализации существуют процедуры в рамках Торгово-промышленной палаты.
Документы, выданные дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Российской Федерации за рубежом.
Документы, целостность которых нарушена, которые заламинированы, содержат нечитаемый текст, неразборчивые подписи или смазанные печати.

Кто уполномочен ставить апостиль в России?

В России нет единого центра для проставления апостиля. Полномочия разделены между несколькими ведомствами в зависимости от типа документа. Это самый важный аспект, который необходимо выяснить перед началом процедуры.

Министерство юстиции РФ и его территориальные органы (Минюст).
Проставляет апостиль на документы, исходящие от нотариусов (доверенности, согласия, нотариальные копии), а также на копии судебных решений и официальных документов, выданных другими ведомствами, если их копии нотариально заверены.
Органы ЗАГС.
Управления ЗАГС субъектов РФ уполномочены ставить апостиль на оригиналы свидетельств и справок, которые были выданы подведомственными им органами ЗАГС на территории этого же региона. Например, на свидетельство о рождении, выданное в Рязани, апостиль можно поставить только в Управлении ЗАГС по Рязанской области.
Министерство внутренних дел РФ (МВД).
Главный информационно-аналитический центр МВД России и информационные центры в регионах проставляют апостиль на справки о наличии (отсутствии) судимости и архивные справки, выданные органами внутренних дел.
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор).
Это ведомство ставит апостиль на оригиналы российских документов государственного образца об образовании и (или) о квалификации (аттестаты, дипломы).
Министерство обороны РФ.
Проставляет апостиль на официальные архивные документы о военной службе (работе) в Вооруженных Силах РФ, СССР и Объединенных Вооруженных Силах СНГ.
Федеральное архивное агентство (Росархив).
Уполномочено ставить апостиль на архивные справки, выписки и копии документов, выданные федеральными государственными архивами.

Пошаговая инструкция: как получить апостиль

Процесс получения апостиля состоит из нескольких логичных шагов. Правильная последовательность действий сэкономит вам время и нервы.

Шаг 1. Определить тип документа и уполномоченный орган.
Внимательно изучите ваш документ и, пользуясь информацией из предыдущего раздела, определите, какое именно ведомство уполномочено ставить на него апостиль. Ошибка на этом этапе приведет к потере времени.

Шаг 2. Оплатить государственную пошлину.
Проставление апостиля – это платная государственная услуга. Необходимо заранее оплатить госпошлину. Реквизиты для оплаты можно найти на официальном сайте нужного вам ведомства.

Шаг 3. Подготовить необходимый пакет документов.
Соберите все требуемые документы согласно списку. Убедитесь, что оригинал документа, на который ставится апостиль, в надлежащем состоянии.

Шаг 4. Подать документы.
Подать пакет документов можно несколькими способами:

Лично в приемную уполномоченного ведомства.
Через многофункциональный центр (МФЦ) «Мои документы» (необходимо уточнять, предоставляет ли конкретный МФЦ такую услугу для вашего типа документа).
Через представителя по нотариально заверенной доверенности.
Через портал «Госуслуги» для некоторых видов документов (подробнее об этом ниже).

Список необходимых документов для апостилирования

Стандартный пакет документов для подачи заявления на проставление апостиля включает:

Заявление на проставление апостиля. Бланк заявления обычно можно скачать на сайте ведомства или получить на месте.
Оригинал официального документа, который необходимо апостилировать.
Документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт гражданина РФ).
Квитанция об уплате государственной пошлины. Хотя по закону ведомства должны сами проверять факт оплаты в государственной информационной системе, наличие квитанции может ускорить процесс и избежать недоразумений.
Нотариальная доверенность, если документы подает не владелец документа, а его представитель.

Стоимость и сроки проставления апостиля

Стоимость
Стоимость услуги по проставлению апостиля фиксированная — 2500 рублей. Эта сумма установлена НК РФ (пп. 48 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ). Важно понимать, что оплата взимается за каждый отдельный документ. Так, если вы апостилируете диплом и приложение к нему, то это две разные бумаги, поэтому общая стоимость госпошлины составит 5000 рублей.

Сроки
Стандартный срок предоставления услуги по проставлению апостиля не должен превышать 5 рабочих дней со дня регистрации заявления.

Однако в некоторых случаях, когда ведомству необходимо направить запрос для подтверждения подлинности подписи должностного лица или оттиска печати на документе, срок может быть продлен. Максимальный срок в таком случае составляет 30 рабочих дней. Чаще всего задержки случаются с документами об образовании, выданными много лет назад.

Как поставить апостиль через «Госуслуги»

Цифровизация упростила и процедуру апостилирования. На портале «Госуслуги» можно подать электронное заявление на проставление апостиля для некоторых типов документов. Например, такая возможность есть для справок об отсутствии судимости (МВД) и документов об образовании (Рособрнадзор).

Процесс выглядит так: вы заполняете электронную форму заявления, прикладываете сканы необходимых документов и оплачиваете госпошлину онлайн. После этого вас пригласят в ведомство для представления оригинала документа, на который и будет проставлен штамп.

Более того, для документов, изначально созданных в электронной форме и подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (например, нотариальный документ), возможно получение электронного апостиля. Это цифровой аналог традиционного штампа, который также имеет полную юридическую силу.

В каких случаях могут отказать в проставлении апостиля?

Существует ряд формальных оснований, по которым в проставлении апостиля может быть отказано. Важно проверить свой документ на соответствие требованиям перед подачей.

Документ предназначен для использования в стране, которая не является участницей Гаагской конвенции 1961 года.
Документ поврежден, заламинирован, имеет приписки, подчистки, нечитаемые фрагменты текста или оттиска печати.
Подпись должностного лица или оттиск печати на документе не соответствуют образцам, имеющимся в уполномоченном органе.
Документ не является официальным в понимании конвенции (например, личная переписка).
Лицо, подписавшее документ, не обладало соответствующими полномочиями.
Документ выдан ведомством, которое само уполномочено проставлять апостиль (например, нельзя апостилировать документ из Минюста в самом же Минюсте).

Заключение

Процедура проставления апостиля, на первый взгляд кажущаяся сложной, на самом деле является четко регламентированным процессом. Главное – внимательность и правильная подготовка.

Краткий чек-лист перед подачей документов:
Проверьте требования:	Уточните у принимающей стороны (университета, работодателя, государственного органа за рубежом), на какие именно документы требуется апостиль, а также нужен ли последующий нотариальный перевод.
Определите ведомство:	Правильно выберите орган, уполномоченный апостилировать ваш конкретный документ.
Подготовьте пакет:	Соберите полный комплект документов, включая оригинал в надлежащем виде, и оплатите госпошлину.

Своевременная и корректная легализация документов – залог успешного решения ваших задач за пределами России.

Частые вопросы

Апостиль – это специальный штамп международного образца, который подтверждает юридическую силу российского документа за границей. Он удостоверяет подлинность подписи и печати на документе. Эта упрощенная легализация документов необходима для их признания в странах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, например, при поступлении в зарубежный вуз или для заключения брака.

Ключевое отличие апостиля от консульской легализации заключается в стране назначения документа. Апостиль используется для стран-участниц Гаагской конвенции, являясь более быстрой и простой процедурой. Для всех остальных государств потребуется сложная и многоэтапная консульская легализация, которая проходит через ведомства МИД РФ и консульство страны назначения в России.

Государственная пошлина за проставление апостиля в 2025 году составляет 2500 рублей за один документ. Эта стоимость установлена Налоговым кодексом РФ (ст. 333.33). Важно помнить, что если вам нужно апостилировать диплом и приложение к нему, это будет считаться двумя отдельными документами, и госпошлина составит 5000 рублей.

Стандартный срок проставления апостиля составляет 5 рабочих дней с момента подачи заявления. Однако, если уполномоченному органу требуется дополнительная проверка, например, для подтверждения подлинности подписи на старом документе, срок легализации может быть продлен до 30 рабочих дней. Чаще всего задержки возникают при апостилировании документов об образовании.

В России нет единого окна, поэтому уполномоченный орган для проставления апостиля зависит от типа документа:

Органы ЗАГС: для свидетельств о рождении, браке и т.д.
Минюст РФ: для нотариальных документов (копии, доверенности) и судебных решений.
Рособрнадзор: для аттестатов и дипломов.
МВД РФ: для справок об отсутствии судимости.

Апостилирование возможно для широкого перечня официальных бумаг. Чаще всего апостиль ставят на:

Оригиналы документов ЗАГС (свидетельства о рождении, браке);
Документы об образовании (аттестаты, дипломы);
Нотариально заверенные документы (копии, согласия, доверенности);
Справки о несудимости, выданные МВД;
Вступившие в силу решения судов;
Архивные справки и выписки.

Закон запрещает проставление апостиля на ряд документов. К ним относятся:

Оригиналы паспортов (внутреннего и заграничного), военные билеты, водительские права;
Трудовые книжки и пенсионные удостоверения;
Документы, связанные с коммерческими или таможенными операциями (договоры, инвойсы);
Документы, выданные консульствами РФ;
Заламинированные или поврежденные документы с нечитаемым текстом.

Чтобы апостилировать диплом или аттестат, необходимо обратиться в Рособрнадзор или его региональные представительства. Подать заявление можно лично, через МФЦ или на портале «Госуслуги». Потребуется оригинал документа об образовании, его приложение, паспорт и квитанция об оплате госпошлины. Апостиль на документы об образовании подтверждает их легальность для иностранных учебных заведений.

Апостиль на свидетельство о рождении, браке или другие документы, выданные органами ЗАГС, проставляется в объединенном архиве или главном Управлении ЗАГС того субъекта РФ, где был выдан документ. Например, если свидетельство получено в Самаре, поставить апостиль можно только в Управлении ЗАГС по Самарской области.

Легализация справки о несудимости для использования за рубежом происходит путем проставления апостиля. Эту услугу предоставляет МВД России – либо Главный информационно-аналитический центр в Москве, либо региональные информационные центры. Можно подать заявление лично или воспользоваться порталом «Госуслуги» для заказа справки сразу с апостилем.

Да, поставить апостиль через «Госуслуги» возможно для некоторых видов документов. Эта услуга доступна для справок о несудимости (ведомство – МВД) и для документов об образовании (ведомство – Рособрнадзор). Вы можете подать электронное заявление и оплатить пошлину онлайн, но для проставления штампа потребуется предоставить оригинал документа в ведомство.

Если апостиль ставится на документ, выданный давно (например, диплом 90-х годов), уполномоченный орган может не иметь образцов подписи и печати. В этом случае ведомство направит официальный запрос в учреждение, выдавшее документ. Это является законным основанием для продления срока легализации до 30 рабочих дней.

Отказ в проставлении апостиля возможен по нескольким причинам. Самые частые:

Документ поврежден, заламинирован или имеет нечитаемые части;
Документ не относится к категории официальных (личная переписка);
Страна назначения не является участницей Гаагской конвенции;
Вы обратились не в тот уполномоченный орган (например, с дипломом в Минюст).

Да, подать документы на апостиль может ваш представитель. Для этого необходимо оформить на него нотариальную доверенность. В доверенности должны быть четко прописаны полномочия на представление ваших интересов в конкретном ведомстве (например, в Минюсте или Рособрнадзоре) с целью легализации документов.

Сам штамп «Апостиль» не требует перевода, так как имеет унифицированную международную форму. Однако сам документ (свидетельство, диплом, справка) почти всегда нужно переводить. Требования к переводу (нужен ли он, и требуется ли нотариальное заверение перевода) необходимо заранее уточнять у принимающей стороны за границей – в университете, ведомстве или у работодателя.