Как правильно писать объяснительную записку на работе?

Допустил ошибку при заполнении отчета, застрял в пробке и опоздал на работу, пропустил занятие в университете, потому что вынужден сидеть с младшим братом – все это непредвиденные обстоятельства, от которых никто не застрахован. В таких ситуациях особо ответственные руководители просят письменно объяснить причину проступка.

Сегодня расскажу, как правильно это сделать, чтобы сохранить хорошие отношения с деканом, директором школы или начальником.

Что такое объяснительная записка

Документ, благодаря которому работник может объяснить причину проступка: прогулял рабочий день, посеял важный отчет, опоздал.

Однако бывают случаи, когда ошибка сотрудника происходит не по его вине, а из-за коллеги, чья безответственность привела к убыткам компании. Тогда грамотно составленный документ действительно может помочь разобраться в ситуации и найти виновного.

Подведем небольшой итог. Получается, что объяснение напрямую связано с дисциплинарными взысканиями.

При получении соответствующего объяснения у начальника есть два варианта исхода событий:

1. Простить сотрудника. Например, менеджер опоздал на важную встречу, потому что попал в аварию. Он подробно об этом написал, показал фотографии с места событий и приложил протокол ДТП. Руководитель оценил ситуацию, а после простил работника.
2. В течение 30 дней со дня обнаружения ошибки подготовить приказ о дисциплинарном нарушении. Под личную подпись ознакомить с ним подчиненного, на это дается три дня. Однако работник имеет право отказаться подписывать документ, но приказ все равно будет действительным. Если он не согласен, составляет судебный иск или обращается с жалобой к трудовому инспектору.

Важный нюанс, когда нарушается процедура взыскания, работник вправе обратиться за помощью трудовой инспекции. Но если подобных нарушений нет, то поможет только суд.

Зачем пишут объяснительную записку

Прежде всего это возможность оправдаться перед начальником. Иногда случалось, что подобные объяснения помогали даже при самых безнадежных ситуациях. Давайте конкретнее разберемся с помощью примера.

Главный бухгалтер Елена допустила ошибку при расчетах. Она объяснила данную оплошность техническим сбоем программы – приложила доказательства – справку из сервисного центра, которая действительно подтвердила это. Руководитель внимательно изучил обстоятельства, устно попросил быть внимательнее. Оснований для взыскания нет, ошибка произошла из-за программного сбоя.

Но если бы Елена написала, что она просто ошиблась, потому что отвлеклась на разговор с подругой, а после попросила простить, руководство могло вынести дисциплинарное взыскание.

Виды объяснительной

Закон никаких определенных форм не закрепил. Но обычно они делятся на два варианта:

1. Личная. Виновный объясняет причины собственной ошибки.
2. Пояснительная. Если виновников много, то от каждого берется объяснение для установления всех нюансов ситуации. Так руководству проще принять решение.

Если вдруг вас попросили письменно рассказать о случившемся, а вы ничего не совершали, но знаете, о чем идет речь, не переживайте. Вас не накажут.

Уведомление работника о даче объяснения

Если работодателем был нарушен процесс оповещения о дисциплинарном взыскании, тот имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Чаще всего начальство уже на первых порах совершает ошибки, которые потом могут сыграть против него. Поэтому знать все тонкости подобных уведомлений особенно важно работникам.

С точки зрения трудового закона руководство обязано соблюдать следующие пункты:

1. Оформить акт. Зафиксировать время и обстоятельства нарушения, а также его участников, свидетелей.
2. Потребовать изложить на бумаге обстоятельства случившегося. Для этого вручить уведомление под подпись виновного, где указана дата, время и место его составления, а также срок написания – не менее двух дней. Если подчиненный отказывается подписывать извещение, это документально фиксируется при свидетелях.
3. Подождать два дня. Обязательное условие, ведь нарушитель может передумать, изучить инструкции, проконсультироваться с юристом.
4. Если письменное объяснение есть, руководитель внимательно изучает его и принимает решение.

С даты составления акта и до момента издания приказа не должно пройти 30 дней. Отпуск или больничный подчиненного не считаются. Если нарушен хоть один из пунктов, вероятность оспорить решение начальства возрастает.

Иногда особо хитрые работники увиливают от получения уведомления и потом пытаются доказать, что их права нарушены. Однако руководство может оповестить нарушителя любым способом: заказное письмо, смс или сообщение на почту. Опять обратимся к примеру.

Продавец Игорь умышленно прогулял два рабочих дня без уважительной причины. Его уволили, он оскорбился, подал иск. Помимо компенсации за прогулы, он захотел возмещение морального вреда.

Главный аргумент – его не уведомили. Как оказалось, ему отправили письмо с уведомлением, которое мужчина благополучно проигнорировал. Суд не удовлетворил его иск.

Если обратимся к закону, то в нем прописано, что работодатель обязан уведомить наемного рабочего, а как он будет это делать, не сказано.

Правила составления объяснительной

При написании необходимо указать:

1. Название компании, ФИО, пост руководителя.
2. Фамилию, имя, отчество и должность сотрудника.
3. Название документа.
4. Обстоятельства, место и время нарушения.
5. Роль: почему принял такое решение.
6. Последствия проступка (иногда они смягчают наказание).
7. Итоги ошибки.
8. Дату и подпись работника.

Иногда важно указать место написания записки, ведь подчиненный может быть на больничном или отдыхать.

Примерный образец:

Сроки написания

Минимум – два рабочих дня. Сюда не входят больничный или отпуск. Алгоритм работы покажу с помощью примера.

Работника уведомляют, дают два дня для написания служебного документа. Но на следующий день у него начинается отпуск. Он может со спокойной душой идти отдыхать.

Если работодателю необходимо срочное письменное объяснение, подчиненного через приказ отзывают из отпуска. Этот день ему прибавляют к отдыху или оставляют за ним.

Вызвать сотрудника во время отдыха на работу можно только с его официального рукописного согласия, если он против – ничего не сделать.
Отзывать подчиненного с больничного запрещается.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Статьей 51 Конституции РФ разрешено не свидетельствовать против себя. Вы удивитесь, но это относится не только к административным, уголовным делам, но и к трудовым.

Если вы хотите доказать невиновность, можете попытаться прибегнуть к любым способам: перечислить различные доводы, причины, приложить различные справки, фото, выписки.

Не запрещается отказаться от рукописного объяснения. Но не всегда такое решение сыграет вам на руку. Отказ не освобождает от ответственности.

Часто логика у работодателя такая: отказался = признал вину. Еще данное решение могут расценить, как умышленный проступок, тогда наказание будет жестче.

Работник должен понимать, что начальство не всегда знает о всех происходящих моментах. А письменное объяснение – это одна из форм некого рассказа. Да, обычно это приводит к дисциплинарным мерам, но от него зависит тяжесть наказания: устный выговор или увольнение.

Сроки хранения объяснительной

После получения документа работодателем ставится дата приема и входящий номер. Если служебная записка – часть дисциплинарных мер, она хранится 3 года (п. 434 и 454 Росархива). А так начальник самостоятельно определяет время хранения.

Тут есть интересный момент. Некоторые директора собирают все подобные объяснения, а после применяют дисциплинарные взыскания по предыдущим проступкам. Это прямое нарушение закона, можете сразу жаловаться.

Наказать подчиненных разрешается в течение 30 дней с момента обнаружения нарушения или не позднее полугода со дня совершения ошибки.
Если проступок выявлен проверкой – в течение двух лет. Руководство проигнорировало сроки? Тогда любые его действия будут неправомерными.

Как писать объяснительную

Обязательно укажите основание: приказ о служебной проверке, указания руководства, итоги аудиторского анализа.

Что касается реквизитов, законом они не установлены, но необходимо учитывать делопроизводство компании. О нем подробно расскажут в кадровом отделе, канцелярии или секретариате. Однако существуют обязательные пункты:

1. Адресат – кому направляется документ: руководитель, начальник отдела, главный редактор.
2. Приложения – они помогут подтвердить вашу невиновность. Это могут быть чеки, справки, видеозаписи, фотографии.
3. Дата, подпись подчиненного.

Не пишите огромные тирады, директора не любят читать более одной страницы. Большие тексты человеком плохо воспринимаются, поэтому постарайтесь изложить мысли коротко.

Когда нужна объяснительная

Работник может отказаться или согласиться письменно объяснить причину проступка. Это его право, которое закреплено в ст. 192 Трудового кодекса РФ. Руководитель обязан потребовать написать соответствующую записку. Без нее он не может составить приказ.

На практике это условие требуют соблюдать практически при любых нарушениях. При том объяснить ситуацию просят потенциального виновника, свидетелей, иногда даже начальника.

Разберемся на примере. Водитель маршрутки вернулся на рабочую автостоянку на помятом транспортном средстве. Он объяснил, что попал в аварию, но не по своей вине. Объяснения взяли с водителя, начальника автостоянки, а также пассажиров маршрутки, которые были на месте происшествия.

Краткие выводы: Работник не обязан давать рукописные объяснения, но они могут уберечь его от наказания. Директор не может заставить вас написать служебный документ, но он обязан его потребовать.

Отказ от объяснительной

Главное запомнить, что увольнять за такое решение нельзя. Лишить работы или наказать могут за нарушение, то есть за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Письменное объяснение сюда не входит.

Если подчиненный категорически против, это фиксируется актом об отказе. Он обезопасит работодателя от возможных претензий со стороны коллектива.

Акт оформляется через два дня после уведомления работника. Составляют его три человека: представитель руководства плюс два независимых подчиненных.

Юридическое значение объяснительной

Юридически требования руководства закреплены в ст. 193 Трудового кодекса РФ. Если работодатель думает, что подчиненный в чем-то виноват, он обязан предложить ему собственноручно изложить ситуацию. Дается не более двух рабочих дней.

Если после истечения срока, работник не предоставил текст, составляется акт. Теперь руководство имеет право его законно наказать: вынести замечание, выговор или уволить.

Психологическое значение объяснительной

Отказ от подобных служебных записок руководством расценивается, как признание вины. Начальник сразу понимает, что подчиненный виноват, хочет уйти от наказания.

Сотрудник может признать вину, попросить его не наказывать и пообещать больше не допускать ошибок. Тогда руководитель вправе ограничиться устным замечанием либо объявить выговор.

Особенности отдельных объяснительных

Расскажу о нескольких полезных правилах:

1. Не пишите огромный текст.
2. Прописывайте только те моменты, которые касаются обстоятельств дела. «Я встал в 8.00, позавтракал, пошел на работу» – ненужная информация.
3. Приводите доводы для своей защиты, никто не запрещает.
4. Если виноваты – признайтесь. Не перекладывайте ответственность на черного кота, который перебегал дорогу. А вы решили подождать, поэтому опоздали на работу.
5. Прибегайте к простым формулировкам. Это не школьное сочинение, чем проще, тем лучше.
6. Старайтесь писать без ошибок, не пачкайте, не мните лист.

Технический сбой

Укажите, когда, как вышла из строя техника. Запросите у программиста организации подтверждение нарушения работы программы или компьютера.

Невыполнение плана

Здесь важно указать причину, например: «Поставка медицинского оборудования не осуществлена вовремя, потому что заказчик нарушил сроки передачи медтехники».

Если должной причины нет, а ошибка допущена по вашей вине, признайтесь.

Производственная травма

Когда человек просто болен, размер больничных зависит от стажа. При увечьях на работе начислят 100%.

Механик пришел на работу со сломанным пальцем, где получил травму? Пока не ясно. Для правильного расчета денежных средств его попросили письменно изложить обстоятельства произошедшего. Если механик откажется (плюс застрахован от подобных происшествий), то не сможет претендовать на 100%-ые выплаты.

При производственных травмах лучше описывать произошедшие обстоятельства по существу.

Кроме того, выплаты могут снизить, если работник употреблял алкоголь или наркотические вещества, что повлекло ухудшение здоровья.

Образцы объяснительной

Приведу примеры самых распространенных вариантов, некоторые из них вы уже писали.

Образец №1: Объяснительная по поводу опоздания на работу

Постарайтесь собрать максимальное количество доказательств: протоколы ДТП, больничные выписки, справка от стоматолога, чек из автосервиса – пригодится все!

Образец №2: Объяснительная в школу из-за болезни

Их пишут родители, обязательно указывают причину. Если вызывали на дом врача, прикладываете справку.

Образец №3: Объяснительная для пропуска занятий в ВУЗе

Можете подробно описать обстоятельства. Для бонуса – дополнительно изучите пропущенный материал, сдайте преподавателю. Ваши старания зачтутся!

Запомните одну вещь, если вы решили отказаться, значит автоматически признаете вину. Это может привести к наказанию: дисциплинарное взыскание или увольнение. При любых раскладах, решение только за вами.

Частые вопросы