Проверка контрагента

Предпринимателю приходится иметь дело с другими представителями бизнеса – контрагентами. При этом неизбежно возникают риски потери ресурсов. Поэтому не будет излишней их предварительная проверка. Рассмотрим, зачем нужна и как происходит проверка, какие понадобятся действия и что использовать для оценки степени надежности партнера.

Кто такой контрагент

В ходе взаимодействия с недобросовестными контрагентами (партнерами) можно потерять не только денежные средства и материальные ценности. Работа с такими поставщиками или покупателями способна причинить значительный вред вашей собственной репутации. Причем как перед контролирующими органами, так и перед другими партнерами.

Контрагентами могут выступать организации – юридические лица, индивидуальные предприниматели (ИП) и физические лица. Наибольшую опасность представляют так называемые фирмы – однодневки. Можно не только безвозвратно потерять собственные средства, но также причинить ущерб другим партнерам из-за срыва поставок и нарушения графика работы.

Ответственность за проверку контрагентов полностью лежит на предпринимателе, заключившем договор с неблагонадежным партнером. Хотя в законодательстве прямо не закреплено понятие «должная осмотрительность», действия налоговой службы и судебная практика указывают на то, что налогоплательщик обязан проверять партнера.

Создание пакета, который служит доказательством проверки, является не пожеланием, а обязанностью налогоплательщика и гарантией защиты от возможных рисков. Время, потраченное на проведение проверки контрагента, и полнота всех необходимых действий позволят создать надежный щит для защиты ваших интересов во всех инстанциях.

Риски сотрудничества с контрагентами

Основными рисками сотрудничества с ненадежными партнерами являются:

• Финансовые потери, безнадежные долги и убытки, в серьезных ситуациях – даже банкротство;
• Ухудшение имиджа, потеря репутации надежного партнера и утрата долговременных отношений с постоянными клиентами или поставщиками;
• Отказ обслуживающего банка в проведении подозрительных денежных операций и даже блокировка расчетного счета;
• Налоговые претензии, потеря положения добросовестного налогоплательщика.

Очень серьезная проблема – санкции налоговой службы. Если нет явных доказательств в вашей осмотрительности, налоговая служба сочтет необоснованной вашу налоговую выгоду при вычете НДС или неправомерным учет расходов для налогообложения прибыли. Произведет доначисление налогов. Кроме того, поставит Вас на особый контроль.

Как определить недобросовестного контрагента

Особую бдительность нужно проявить при наличии явных признаков недобросовестности контрагента, когда организация:

• не зарегистрирована в ЕГРЮЛ, ИП – в ЕГРИП;
• находится в стадии банкротства или ликвидации;
• не имеет сотрудников, помещения, имущества и, соответственно, не осуществляет традиционную расходную деятельность: выплата зарплаты, содержание помещения, материальные затраты;
• не может представить лицензии, необходимые для осуществления лицензионных видов деятельности;
• не может подтвердить, что она является структурным подразделением более крупного объединения;
• имеет «массового» руководителя, который управляет большим числом организаций;
• имеет «массового» учредителя, который выполняет такие функции для многих организаций;
• имеет «массовый» адрес (по одному адресу зарегистрировано много различных организаций).

Принципы проверки контрагента

Несмотря на существующее в законодательстве понятие «презумпция добросовестности», на налогоплательщика возложена обязанность проверки своего контрагента до момента заключения договора о сотрудничестве. Вы должны убедиться, что имеете дело с честным партнером. При этом необходимо соблюдать главные принципы проверки:

• законность действий;
• полнота проверки;
• актуальность сведений;
• соответствие масштабов проверки объемам, времени и значимости партнерских отношений;
• равенство прав сторон – получение информации и проведение переговоров на основе партнерских отношений.

Что именно надо проверять?

Для определения благонадежности и добросовестности контрагента обязательно надо проверить:

• факт регистрации в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• полномочия руководителя, отсутствие факта его дисквалификации;
• отсутствие статуса компании – банкрота;
• число учредителей, руководителей и адресов регистрации;
• паспорт руководителя или легитимность доверенности иного лица;
• участие в арбитражных делах;
• наличие долгов по судебным искам;
• результаты хозяйственной деятельности (прибыль, убытки);
• наличие лицензий и патентов;
• наличие разрешений на работу иностранных граждан;
• наличие статуса недобросовестных поставщиков;
• размер уставного капитала организации;
• количество и структура видов хозяйственной деятельности;
• наличие нужного Вам вида деятельности;
• регистрация во внебюджетных фондах.

Проведение такой аналитической работы позволит избежать:

• сотрудничества с партнерами, не выполняющими свои договорные обязательства;
• крупных неприятностей из-за заключения договоров с фирмами – однодневками;
• столкновения с самыми настоящими мошенниками, опытными манипуляторами и бессовестными обманщиками;
• блокировки расчетного счета в банке;
• налоговых санкций.

Как проверить контрагента?

В нормативной правовой базе четко не определен исчерпывающий перечень действий по проверке контрагента. Но целый ряд позиций, исходя из сложившейся практики и рекомендаций юристов, считаются традиционными. Компания, осуществляющая проверку контрагента, по своему усмотрению может дополнить этот список. Одно условие – их законность.

Проверку можно выполнять:

• самостоятельно
• с привлечением сторонних организаций на условиях аутсорсинга или при помощи квалифицированного юриста.

Компании, самостоятельно выполняющей проверки контрагентов, целесообразно разработать и утвердить собственный порядок, определяющий направления проверки, последовательность действий, источники информации, форму итогового отчета, список ответственных исполнителей. Кроме того, в каждом случае нужен план проверки конкретного контрагента.

Выбор варианта зависит от числа, объемов и сложности проводимых проверок контрагентов, результатов анализа экономической эффективности в том и другом случае. Что выгоднее: держать штат специально обученных сотрудников или платить сторонней организации за предоставленные услуги. Еще аргумент – наличие или дефицит юридических знаний.

Проверка некоторых контрагентов может оказаться очень короткой, и уже первые шаги продемонстрируют их очевидную неблагонадежность. Можно смело отказаться от услуг такого партнера. Но если первая часть проверки показала, что с партнером «все хорошо», не стоит останавливаться, и лучше пройти весь путь до конца. Только тогда вы будете уверены в своем выборе.

Важный момент – работая с проверенным контрагентом, надо помнить о бдительности и осторожности. После 2-3 лет или в связи с переменами в компании – партнере лучше подстраховаться и повторить проверку. Обстоятельства могут существенно измениться в худшую сторону. Тогда надо пересмотреть договор.

Главные шаги в ходе проверки контрагента:

• сбор информации из всех доступных источников;
• формирование отчета по форме, утвержденной руководителем организации;
• анализ отчета и подготовка проекта решения руководителя о заключении договора с данным партнером.

Источники информации для проведения проверки контрагента можно условно объединить в четыре крупные группы. Соответственно, организация проверки должна проводиться по этим основным направлениям:

• Документы организации;
• Реестр;
• Интернет – ресурсы;
• Содержание договора.

Какие необходимы документы для проверки контрагента

Для получения предварительной информации о контрагенте, составления его объективного «портрета» необходимо сделать запрос о представлении документов. Это обычная практика. Партнер принимает это как должное и, как правило, с готовностью выполняет просьбу. Примерный список копий документов включает следующее (первые три обязательны):

• Выписка из Реестра (ОГРН, ОГРНИП, ИНН);
• Учредительные документы (Устав);
• Документы о полномочиях руководителя (паспорт, решение, приказ);
• Лицензии и патенты;
• Документы о наличии ресурсов для выполнения обязательств;
• Данные о персонале организации;
• Бухгалтерский отчет;
• Информация о постановке на налоговый учет;
• Уведомление о предоставлении налоговой декларации.

Конечно, список документов, запрашиваемый от ООО и ИП, будет значительно различаться. Внушительную часть интересующей информации при необходимости можно получить из открытых бесплатных интернет – ресурсов.

Как найти контрагента в реестре

Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП содержит полные и объективные сведения об организации, в том числе:

• ОГРН, ОГРНИП и ИНН;
• ФИО руководителя и учредителя;
• адрес организации;
• виды экономической деятельности;
• сведения о лицензиях;
• информация о банкротстве или ликвидации.

Выписку можно получить в электронном и бумажном варианте по запросу. Электронную версию бесплатно предоставляет ФНС на своем сайте в специальном сервисе. Бумажный документ предоставляет также налоговая служба по запросу. Если позволяет время, можно заказать выписку в МФЦ.

Это займет немного больший период (дополнительно порядка 7 дней). За бумажную выписку придется заплатить. В дальнейшем выписка может понадобиться не только для целей проверки контрагента, но также в ходе судебных разбирательств. Если компании приходится часто запрашивать выписки, есть возможность оформить подписку для доступа к этим ресурсам.

Как найти контрагента в интернете

В настоящее время создано огромное число интернет – ресурсов, где на бесплатной основе можно найти любую интересующую Вас информацию о контрагенте. Самый доступный сервис, который предоставляет комплексную информацию о контрагентах, это «Прозрачный бизнес» (сервис налоговой службы).

Кроме того, каждая структура в системе органов власти имеет свой сайт, на котором можно найти сведения о вашем контрагенте по вопросам:

• наличия долгов – сайт судебных приставов;
• судебных дел – картотека арбитражных дел;
• проверки прокуратуры – реестр проверок;
• недобросовестных поставок или исполнения услуг – Единая информационная система «Закупки»;
• бухгалтерских отчетов – сайт Росстата;
• сведений о банкротстве – интернет – портал «Федресурс»;
• полномочий руководителя – реестры дисквалифицированных, номинальных или массовых руководителей;
• правомочности доверенности – сайт Федеральной нотариальной палаты;
• лицензий и патентов – сайты Ростехнадзора, Росздравнадзора, Роспотребнадзора, Роспатента.

Если для компании главное не экономия средств на поиске нужной информации, а быстрый и простой способ создания отчета о контрагенте, - выход есть. Многочисленные платные специальные сервисы проверки контрагентов предлагают свои услуги.

Такие, как «Контур", "Фокус», «СПАРК», «Прима-Информ», Кейсбук. Также коммерческие банки предоставляют услугу «Спецпроверка контрагентов», например, Сбербанк, Тинькофф, Альфа-Банк, ВТБ, Локо-Банк и многие другие.

А если вы снова захотите расширить бизнес и вам потребуется кредит, то его легко оформить на общую сумму до десяти миллионов рублей. Срок оформления до 6 месяцев.

Как составить договор с контрагентом

Договор – главный документ, определяющий условия взаимодействия партнеров. Поэтому требуется уделить особое внимание юридическому и экономическому анализу его содержания, особенно:

• условиям сотрудничества;
• срокам выполнения договорных обязательств;
• стоимости работ и услуг;
• порядку оплаты;
• дате подписания;
• корректности подписи контрагента.

Юристы настоятельно рекомендуют встречаться с контрагентом в ходе предварительного обсуждения условий – лично или в режиме видео связи. При заключении договора – только лично. Даже если пакет проверки уже создан. При личной встрече будет не лишним еще раз проверить паспорт руководителя, если это доверенное лицо – паспорт и доверенность.

Даже на этапе подписания согласованного проекта договора возможно внесение изменений в его текст, либо отказ от подписания договора в предложенной редакции. Партнер, заинтересованный в сотрудничестве, будет готов к поправкам. Если – нет, стоит задуматься о чистоте его намерений. Конечно, все это в допустимых пределах, без пустых придирок.

• Ответственность за выбор и проверку контрагента несет предприниматель;
• Проверка контрагента позволяет избежать серьезных ошибок в выборе партнеров;
• Пакет документов по проверке контрагента служит доказательством «должной осмотрительности» предпринимателя при взаимодействии с налоговой службой и в ходе судебных дел;
• В ходе проверки контрагента следует соблюдать принцип равноправия сторон, не допускать давления и пренебрежения по отношению к партнеру;
• Процессы согласования условий и заключения договора надо проводить на уровне личного общения с руководителем или лицом, действующим по доверенности;
• Полноценная самостоятельная проверка контрагента возможна при условии знания законодательства и наличия в штате сотрудников;
• При подготовке условий долгосрочного и масштабного сотрудничества целесообразно поручить проверку контрагента специальной организации или опытному юристу.

Частые вопросы