Отпускные: правила и порядок расчета, примеры

Как правильно рассчитать отпускные в 2025 году? Наша статья ответит на все вопросы. Разбираем актуальные правила и формулы расчета по ТК РФ, приводим наглядные примеры. Узнайте, как средний заработок, премии, МРОТ и индексация влияют на итоговую сумму выплаты. Объясняем, как удерживается НДФЛ по новой прогрессивной шкале 2025 и начисляются страховые взносы.

Автор статьи Ашенбреннер Наталья Сергеевна Ведущий юрисконсульт, специалист в сфере семейного, трудового и авторского права

Почему отпускные всегда меньше зарплаты

Многие сотрудники, получив расчет перед уходом в отпуск, обращают внимание, что итоговая сумма выплат за этот месяц может отличаться от их привычного оклада или месячной зарплаты. Иногда она кажется меньше, иногда – сопоставима или даже чуть больше. Давайте разберемся, почему так происходит и от чего это зависит.

Ключевая причина кроется в механизме расчета отпускных. В отличие от зарплаты, которая обычно начисляется за отработанные рабочие дни в конкретном месяце исходя из оклада или тарифной ставки, отпускные рассчитываются на основе среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (этот период называется расчетным).

Как определяется средний дневной заработок:

• Берется общая сумма выплат, предусмотренных системой оплаты труда (оклад, надбавки, регулярные премии и т. д.), начисленных работнику за 12 месяцев расчетного периода.
• Из этого периода исключаются дни, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялся средний заработок (например, дни предыдущего отпуска, командировки) или он получал социальные пособия (периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и т.п.). Суммы, начисленные за эти периоды, также не учитываются при расчете среднего заработка для текущего отпуска.
• Общая сумма учитываемых выплат делится на количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время в расчетном периоде (подробнее формулы будут рассмотрены далее).

Из-за этого механизма средний дневной заработок может оказаться как выше, так и ниже текущего дневного заработка сотрудника. Например, если в расчетном периоде были выплачены крупные годовые или квартальные премии, средний заработок будет выше. Если же сотрудник недавно получил повышение оклада, а расчетный период включает месяцы с прежней, более низкой зарплатой, или если были длительные периоды отсутствия (например, больничные), средний заработок может оказаться ниже текущего уровня оплаты труда.

Кроме того, итоговая сумма, которую работник получает за месяц, в котором он был в отпуске, складывается из двух частей:

• Суммы отпускных (средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска).
• Зарплаты за фактически отработанные рабочие дни в этом месяце.

На итоговое восприятие влияет и количество рабочих дней в месяце отпуска. Например, в мае или январе рабочих дней мало, и стоимость одного рабочего дня "дороже". Замена таких дней днями отпуска (оплачиваемыми по среднему) может ощутимее сказаться на итоговой сумме за месяц, чем если бы отпуск был в августе или октябре, где рабочих дней много.

Таким образом, возможное отличие суммы выплат в месяце отпуска от стандартной зарплаты — это не признак ошибки или несправедливости, а результат применения установленного законодательством порядка расчета среднего заработка, который учитывает доходы работника за длительный период и специфику оплаты неотработанного времени.

Порядок расчета отпускных

Процедура расчета отпускных в 2025 году начинается с установления расчетного периода – обычно это 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска. Если стаж работы в компании меньше года, берется фактический период работы до месяца перед отпуском.

Следующий шаг – вычисление среднего дневного заработка (СДЗ). Для этого общая сумма учитываемых выплат (зарплаты, премий и пр.), начисленная за расчетный период, делится на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в этом периоде. Это ключевой момент: используются именно календарные дни (с учетом специальных правил для не полностью отработанных месяцев), а не рабочие.

Финальный этап расчета суммы отпускных – умножение полученного среднего дневного заработка (СДЗ) на количество календарных дней предоставляемого отпуска (например, 28 дней или другое количество). Этот порядок начисления отпускных обеспечивает справедливую оплату времени отдыха на основе среднего дохода работника.

Формула расчета отпускных

Точный расчет суммы отпускных требует строгого следования нормам законодательства, в частности статье 139 Трудового кодекса РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, с последующими изменениями).

Основная формула расчета выглядит так:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок (СДЗ) × Количество календарных дней отпуска

Ключевой элемент – правильно рассчитать средний дневной заработок (СДЗ). Порядок его определения зависит от того, полностью ли сотрудник отработал расчетный период.

Расчетный период – это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Например, если отпуск начинается в июле 2025 года, расчетный период – с 1 июля 2024 по 30 июня 2025 года. Если сотрудник работает менее года, расчетный период – с первого дня работы до последнего числа месяца перед месяцем отпуска.

Расчет СДЗ:

Если расчетный период (12 месяцев) отработан полностью: 

Это означает, что в каждом из 12 месяцев сотрудник отработал все рабочие дни по своему графику.
СДЗ = Сумма учитываемых выплат за расчетный период / 12 / 29,3

• 29,3 – это среднемесячное число календарных дней, установленное ТК РФ для расчета отпускных.

Если расчетный период отработан не полностью: Это случай, когда в одном или нескольких месяцах расчетного периода были дни, исключаемые из расчета (например, отпуск, больничный, командировка, отпуск без сохранения зарплаты и т.д.).

СДЗ = Сумма учитываемых выплат за расчетный период / Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде

Где: Количество учитываемых календарных дней = (Количество полностью отработанных месяцев × 29,3) + Сумма календарных дней в не полностью отработанных месяцах. 

Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце рассчитывается для каждого такого месяца отдельно по формуле: 29,3 / Общее количество календарных дней в этом месяце × Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в этом месяце.

Какие выплаты учитываются при расчете СДЗ: Все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации: заработная плата (оклад, тарифная ставка), надбавки и доплаты (за выслугу лет, квалификацию, вредность и т.д.), премии и вознаграждения, учитываемые согласно п. 15 Положения № 922.

Какие периоды и выплаты НЕ учитываются:

• Периоды сохранения среднего заработка (отпуска, командировки и др.) и начисленные за это время суммы.
• Периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и начисленные пособия.
• Периоды отпуска без сохранения зарплаты.
• Выходные дни по уходу за детьми-инвалидами.
• Другие периоды освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты.
• Выплаты социального характера (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и т. д.).

Важные моменты в 2025 году:

• Учет МРОТ: Если сотрудник отработал полную норму рабочего времени за расчетный период, но его фактический средний месячный заработок (СДЗ × 29,3) оказался ниже федерального МРОТ, установленного на дату начала отпуска, то отпускные рассчитываются исходя из МРОТ. Федеральный МРОТ на 2025 год составляет 22 440 рублей в месяц.
• Учет индексации: Если в организации повышались оклады (тарифные ставки) в расчетном периоде или до начала отпуска, то выплаты, начисленные до повышения, нужно индексировать на коэффициент повышения при расчете СДЗ (п. 16 Положения № 922).

Примеры расчета отпускных

Рассмотрим на конкретных примерах, как применять формулы расчета отпускных.

Пример 1: Расчетный период отработан полностью

Условия: Сотрудник Иванов И.И. уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 1 июля 2025 года. Расчетный период: с 1 июля 2024 по 30 июня 2025 года. Этот период отработан полностью, исключаемых дней не было. Общая сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, за этот период составила 720 000 рублей.

Расчет СДЗ:
Поскольку период отработан полностью, используем формулу:
СДЗ = 720 000 руб. / 12 мес. / 29,3 = 2047,78 руб. (округляем до копеек)

Расчет суммы отпускных:
Сумма отпускных = СДЗ × Количество дней отпуска
Сумма отпускных = 2047,78 руб. × 28 дней = 57 337,84 руб.

Результат: Иванову И.И. будет начислено 57 337,84 руб. отпускных. Из этой суммы будет удержан НДФЛ (по ставке, актуальной на 2025 год).

Пример 2: Расчетный период отработан не полностью

Условия: Сотрудница Петрова А.А. берет часть отпуска на 14 календарных дней с 1 августа 2025 года. Расчетный период: с 1 августа 2024 по 31 июля 2025 года. В октябре 2024 года она была на больничном 10 календарных дней (с 14 по 23 октября). В марте 2025 года она брала 5 дней отпуска без сохранения зарплаты. Остальные месяцы отработаны полностью. Общая сумма учитываемых выплат за расчетный период (зарплата, премии, за вычетом пособия по нетрудоспособности) составила 650 000 рублей.

Расчет количества учитываемых календарных дней:

• Полностью отработанных месяцев: 12 - 2 = 10 месяцев.
• Календарные дни за полные месяцы: 10 мес. × 29,3 = 293 дня.
• Расчет дней за октябрь 2024 (31 к.д. в месяце, отработано 31 - 10 = 21 к.д.):
• 29,3 / 31 к.д. × 21 к.д. = 19,85 дня.
• Расчет дней за март 2025 (31 к.д. в месяце, отработано 31 - 5 = 26 к.д.):
• 29,3 / 31 к.д. × 26 к.д. = 24,56 дня.
• Общее количество учитываемых календарных дней: 293 + 19,85 + 24,56 = 337,41 дня.

Расчет СДЗ:

• СДЗ = Сумма выплат / Количество учитываемых дней
• СДЗ = 650 000 руб. / 337,41 дня = 1926,46 руб.

Расчет суммы отпускных:

• Сумма отпускных = СДЗ × Количество дней отпуска
• Сумма отпускных = 1926,46 руб. × 14 дней = 26 970,44 руб.

Результат: Петровой А.А. будет начислено 26 970,44 руб. отпускных. Из этой суммы также будет удержан НДФЛ.

Эти примеры иллюстрируют базовые принципы расчета. В реальной практике могут возникать более сложные ситуации (например, с суммированным учетом рабочего времени, неполным рабочим временем, сложным учетом премий), требующие внимательного применения норм Положения № 922.

В какие месяцы выгоднее уходить в отпуск

Важно учитывать, что месяцы, в которые сотрудник получил наибольшую заработную плату, будут определять размер отпускных. Если в течение отработанных месяцев до отпуска были периоды с повышенным заработком, например, из-за выполнения большого объема работы, премий или подработок, отпускные могут оказаться значительно выше. Таким образом, уход в отпуск сразу после таких "доходных" месяцев может стать финансово выгодным решением.

Тем не менее, следует учитывать и общее финансовое положение организации и график отпусков сотрудников. В некоторых компаниях к определенным месяцам года (как правило, к концу календарного или финансового года) может накапливаться больше всего невыплаченных отпускных. В такие периоды компания может предложить сотрудникам уйти в отпуск, чтобы оптимизировать расходы на заработную плату.

Поэтому, планируя отпуск, сотрудник должен анализировать свой заработок за предыдущие месяцы и принимать во внимание общую ситуацию в компании. Это поможет не только выбрать наиболее подходящее время для отдыха, но и максимально увеличить размер получаемых отпускных.

Можно ли повлиять на расчет отпускных

Интерес к теме отпуска и особенности расчета отпускных закономерен у каждого сотрудника. Важно понимать, что расчет суммы отпускных зависит от ряда факторов, таких как количество отработанных дней в году, средний заработок за период предшествующих 12 месяцев и специфика выплат в организации. Но возникает вопрос: можно ли как-то повлиять на величину начисленных отпускных?

Во-первых, важно знать, что законодательно закреплены определенные правила расчета, не предусматривающие умышленное увеличение или уменьшение суммы к выплате. Однако некоторые моменты все же могут быть скорректированы.

Во-вторых, успешный расчет отпускных во многом зависит от корректности учета всех отработанных дней и фактического заработка сотрудника за рассматриваемый период. Если сотрудник систематически участвует в переработках, ведет активную деятельность, способствующую его персональному повышению, или задействован в проектах, предполагающих дополнительные выплаты, это окажет существенное влияние на его средний заработок, а следовательно, и на сумму отпускных.

Помимо этого, ключевой момент — своевременное и объективное исправление любых неточностей в учете дней отпуска и оплаты труда. Сотрудник должен контролировать, чтобы все отработанные им дни, включая сверхурочную работу, отражались в документах, что все начисления (например, премии или надбавки) были включены в заработок, взятый за основу при расчете отпускных.

Таким образом, влиять на расчет отпускных можно косвенными методами: стратегически планировать свою трудовую деятельность в течение года, активно участвовать в дополнительных проектах и тщательно следить за точностью учета рабочеговремени и оплаты труда.

Сроки выплаты отпускных

Правила выплаты отпускных устанавливают, что сотрудник должен получить средства за свой период отпуска не позднее чем за три дня до начала его отдыха. Это обеспечивает возможность работника спланировать свой отпуск, имея в наличии необходимые средства.

Подготовка к выплате отпускных начинается с того, что сотрудник заранее (зачастую за месяц) подает заявление на отпуск. Это дает бухгалтерии предприятия достаточно времени для корректного расчета средств.

Налоги и взносы с отпускных в 2025 году

Помимо правильного расчета самой суммы отпускных, важно понимать, какие налоги и страховые взносы с них удерживаются и начисляются. Это влияет как на итоговую сумму, которую работник получит "на руки", так и на расходы работодателя.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Сумма начисленных отпускных признается доходом работника и подлежит обложению НДФЛ. С 1 января 2025 года в России действует обновленная прогрессивная шкала ставок НДФЛ, которая зависит от общего годового дохода физического лица:

• 13% — с доходов до 2,4 млн рублей в год;
• 15% — с доходов в части, превышающей 2,4 млн рублей, но не более 5 млн рублей в год;
• 18% — с доходов в части, превышающей 5 млн рублей, но не более 20 млн рублей в год;
• 20% — с доходов в части, превышающей 20 млн рублей, но не более 50 млн рублей в год;
• 22% — с доходов в части, превышающей 50 млн рублей в год.

Работодатель выступает в роли налогового агента. Он обязан рассчитать сумму НДФЛ с отпускных, исходя из совокупного дохода работника с начала года и применяемой ставки, удержать налог при выплате отпускных и перечислить его в бюджет. Таким образом, работник получает отпускные уже за вычетом удержанного НДФЛ.

Страховые взносы

На всю сумму начисленных отпускных работодатель также обязан начислить страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. В 2025 году продолжает действовать единый тариф страховых взносов. Взносы начисляются следующим образом:

• С суммы выплат работнику, не превышающей единую предельную величину базы (ЕПВБ) для исчисления страховых взносов, взносы начисляются по тарифу 30%. На 2025 год ЕПВБ установлена в размере 2 613 000 рублей.
• С суммы выплат работнику, превышающей установленную ЕПВБ (свыше 2 613 000 рублей с начала года), взносы начисляются по тарифу 15,1%.

Эти страховые взносы уплачиваются работодателем за счет собственных средств, то есть они не удерживаются из дохода работника, но являются частью общих затрат компании на сотрудника. Взносы перечисляются единым платежом в Социальный фонд России (СФР).

Итог для работника: Сумма отпускных, которую вы получите на руки, будет меньше начисленной суммы на величину удержанного НДФЛ по вашей ставке. Страховые взносы на ваш доход не влияют, но обеспечивают ваши социальные гарантии.

Что делать, если начальство поступило с вами несправедливо

Когда речь заходит о том, что начальство поступило с вами несправедливо, особенно в вопросах, связанных с отпускными, действовать необходимо обдуманно и последовательно. Если вы обнаружили, что размер отпускных рассчитан неправильно или дни отпуска предоставлены вам не в полном объеме за отработанные месяцы и года, первым шагом будет открытый диалог с вашим непосредственным руководителем. Возможно, произошла ошибка в расчетах или недопонимание в интерпретации правил.

Сложность расчета отпускных зачастую связана с учетом всех нужных параметров: количества отработанных дней, среднего заработка за период расчета, который обычно составляет 12 последних месяцев работы, а также особенностей начисления за каждого сотрудника индивидуально. Если же после разговора с руководителем ошибка не исправлена, следующим шагом станет обращение в отдел кадров или бухгалтерию с просьбой предоставить подробный расчет отпускных. Иногда проблема кроется в недостаточном понимании сотрудником механизма расчета, поэтому важно уточнить все детали и понять, на основании каких данных производился расчет.

В случае, если и после этого ваши права нарушены, можно обратиться за консультацией и помощью к профсоюзу организации или независимым юридическим организациям, которые помогут защитить ваши интересы в соответствии с трудовым законодательством. В крайнем случае, имеет смысл подавать заявление в трудовую инспекцию или суд, поскольку важно не только получить законно полагающиеся отпускные, но и обеспечить справедливость трудовых отношений в компании в целом.

Частые вопросы

Готовые шаблоны документов к этой статье