Что такое «Архив»?

Это организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов (согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 3).

Признаки / Существенные характеристики

Назначение: обеспечение сохранности архивных документов и их использование в научных, культурных, правовых и иных целях.

Специализация: может быть общегосударственным, ведомственным, муниципальным, частным и т. д.

Функции: комплектование (сбор документов), учёт (регистрация и контроль наличия), хранение (обеспечение физической и информационной сохранности), использование (предоставление доступа к документам).

Нормативная база: деятельность архивов регулируется специальным законодательством об архивном деле.

Состав документов: архивные документы, имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Виды / Классификация термина «Архив»

По уровню подчинения и масштабу деятельности:

• Федеральные архивы — хранят документы общероссийского значения (например, Государственный архив Российской Федерации).
• Региональные архивы — хранят документы субъектов РФ.
• Муниципальные архивы — хранят документы местного значения.
• Ведомственные архивы — находятся в ведении отдельных министерств, ведомств, организаций; хранят документы этих структур до передачи на постоянное хранение.
• Частные архивы — принадлежат физическим лицам или негосударственным организациям.

По виду документов:

• Архивы письменных документов.
• Кинофотофоноархивы (аудиовизуальные архивы).
• Электронные архивы — хранят документы в электронной форме.
• Архивы научно‑технической документации.

Законодательство

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3, 4, 5, 13, 18 и др.).
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Нормативные акты субъектов РФ и муниципальные правовые акты, регулирующие архивное дело на региональном и местном уровнях.

Связанные термины

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и/или собственника.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивное дело — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Учёт архивных документов — установление количества и состава архивных документов в единицах учёта и фиксация принадлежности каждой единицы учёта к определённому комплексу и общему их количеству в учётных документах.

Другие определения термина «Архив»

В англо‑американском праве: archive — учреждение или место хранения старых документов, записей, материалов; также может обозначать сами собранные документы (например, national archive — национальный архив).

В историческом контексте: в Древнем Риме существовали tabularium (хранилища государственных документов); в средневековой Европе архивы велись при монастырях, дворах правителей, городских советах.

В дореволюционной России: архивы были при приказах, коллегиях, министерствах; существовали губернские архивы; важную роль играли архивы Святейшего Синода и Сената.

История термина «Архив»

Термин «архив» происходит от латинского archivum (от греч. ἀρχεῖον — «присутственное место»). В античности обозначал хранилище официальных документов.

Эволюция понятия:

1. Античность: архивы при государственных учреждениях (табуларии в Риме).
2. Средневековье: архивы при церквях, монастырях, дворах правителей.
3. Новое время: формирование национальных архивов, развитие архивного дела как самостоятельной сферы.
4. Российская империя: создание сети губернских архивов, архивов министерств и ведомств.
5. Советский период: централизация архивного дела, создание Единого государственного архивного фонда.
6. Современная Россия: децентрализация управления архивами, развитие законодательной базы (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Английский язык

Archive — основной и наиболее распространённый перевод.

National archive — национальный архив.

Municipal archive — муниципальный архив.

Electronic archive — электронный архив.

Пример: The researcher consulted the national archive to find historical documents about the 19th century. (Исследователь обратился в национальный архив, чтобы найти исторические документы XIX века.)

Мнение эксперта / Спорные вопросы

Спорные вопросы:

• Баланс между открытостью архивов и защитой персональных данных: доступ к документам, содержащим персональные данные, ограничен (ФЗ № 152 «О персональных данных»).
• Цифровизация архивов: проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных документов, юридической силы электронных копий, стандартизации форматов.
• Приватизация и сохранность частных архивов: риск утраты ценных документов при отсутствии должного учёта и хранения.
• Сроки хранения документов: дискуссии о целесообразности продления сроков временного хранения ведомственных документов перед передачей в государственные архивы.

Частые вопросы