Юридический словарь / Архивный документ

Что такое «Архивный документ»?

Определение термина Архивный документ: признаки, характеристики, виды и классификации, история и использование термина в Юридическом словаре портала «Мой Юрист».

Это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 3).

Нужна помощь юриста сейчас? Получить помощь

Признаки / Существенные характеристики

Наличие зафиксированной информации: на носителе должна быть зафиксирована какая‑либо информация (текст, изображение, аудио, видео и т. д.).

Реквизиты для идентификации: документ содержит данные, позволяющие его однозначно идентифицировать (например, дата создания, автор, номер и т. д.).

Значимость для граждан, общества, государства: документ сохраняет ценность с точки зрения истории, культуры, права, науки и т. д.

Подлежит хранению: в силу своей значимости документ должен храниться в течение установленного законом или нормативными актами срока, в т. ч. в архивах.

Материальный носитель: информация зафиксирована на физическом носителе (бумажном, электронном, фото-, аудио-, видео‑ и иных).

Виды / Классификация термина «Архивный документ»

По форме носителя:

Бумажные документы — традиционные документы на бумажных носителях (письма, приказы, отчёты и т. д.).
Электронные документы — документы, созданные и (или) хранящиеся в электронной форме.
Аудиовизуальные документы — фото-, кино-, видео-, аудиодокументы.
Иные материальные носители — микрофильмы, голограммы и т. д.

По срокам хранения:

Документы постоянного хранения — подлежат бессрочному хранению в государственных и муниципальных архивах.
Документы временного хранения — хранятся в течение установленного срока (10, 15, 25, 75 лет и т. д.), после чего могут быть уничтожены.

По степени доступности:

Открытые документы — доступны для широкого круга пользователей.
Документы с ограниченным доступом — содержат персональные данные, государственную или служебную тайну, персональные данные и т. д., доступ к которым ограничен законом.

Законодательство

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3 и др.).
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Иные подзаконные акты, регулирующие порядок работы с архивными документами (приказы, инструкции профильных ведомств).

Связанные термины

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; архивный документ является составной частью фонда.

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации — архивные документы, прошедшие экспертизу ценности и подлежащие постоянному хранению.

Носитель информации — материальный объект, на котором зафиксирована информация; архивный документ всегда имеет носитель.

Реквизит документа — обязательные элементы оформления документа, обеспечивающие его юридическую силу и возможность идентификации.

Другие определения термина «Архивный документ»

Иностранное право: в ряде зарубежных стран (например, в США, Великобритании) используется термин archival record, который охватывает аналогичные понятия — зафиксированную информацию на носителе, имеющую историческую и юридическую ценность и подлежащую хранению.

Исторические определения: в дореволюционной России под архивными документами понимались преимущественно официальные бумаги государственных учреждений, сохранившиеся в архивах; акцент делался на их юридической силе и исторической значимости.

Доктринальное определение (из научных работ по архивоведению): архивный документ — это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и (или) конкретного собственника, выступающий источником информации о прошлом.

История термина «Архивный документ»

Этимология: слово «документ» происходит от латинского documentum — «доказательство, свидетельство». В русский язык пришло через европейские языки в начале XVIII века, в эпоху петровских реформ. Термин «архивный» образован от слова «архив» (лат. archivum, от греч. ἀρχεῖον — «присутственное место»).

Эволюция понятия:

Древность и Средневековье: документы создавались в основном в виде грамот, свитков, записей в книгах; хранение носило стихийный характер, часто при храмах, монастырях, канцеляриях.
XVIII век: в России формируется система государственных архивов, упорядочивается учёт документов; понятие «документ» приобретает юридическое значение.
XIX век: развитие архивного дела, появление научных подходов к классификации и хранению; документы рассматриваются как исторические источники.
Советский период: централизация архивного дела, создание единой системы государственных архивов; акцент на политико‑идеологической значимости документов.
Современный период: законодательное закрепление понятия «архивный документ» (ФЗ № 125‑ФЗ), расширение состава архивных документов за счёт электронных носителей, усиление внимания к вопросам доступа и защиты информации.

Английский язык

Archival document — наиболее точный и распространённый перевод, подчёркивает принадлежность к архивному фонду и значимость для истории.

Archive record — часто используется в англоязычной практике, особенно в делопроизводстве и электронном документообороте; может обозначать как отдельный документ, так и запись в системе.

Historical document — исторический документ; акцент на исторической ценности, может не обязательно находиться в архиве.

Пример использования: The researcher studied archival documents from the 19th century to reconstruct the events of that period.

Мнение эксперта / Спорные вопросы

Спорные вопросы:

Критерии отнесения документа к архивным: не всегда однозначно, какие именно документы считать «значимыми» для общества и государства, особенно в сфере негосударственных организаций и частных архивов.
Хранение электронных архивных документов: проблемы обеспечения долговременной сохранности, читаемости и юридической силы электронных документов, необходимость регулярного переноса на новые носители и форматы.
Доступ к архивным документам: баланс между открытостью информации и защитой персональных данных, государственной и служебной тайны; споры о сроках ограничения доступа.
Экспертиза ценности документов: субъективность оценки значимости, различия в подходах между историками, архивистами и представителями организаций-фондообразователей.

Частые вопросы

Архивный документ это:
Это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 3).

Архивный документ используется в архивах, государственных и муниципальных учреждениях, организациях (в т. ч. коммерческих), библиотеках, музеях, а также в юридической, исторической и исследовательской практике — для хранения, учёта, изучения и подтверждения фактов, событий, прав и обязательств.

Архивный документ — это материальный носитель с зафиксированной информацией (текстом, изображениями, аудио‑ или видеозаписями), который имеет реквизиты для идентификации и подлежит долговременному хранению в силу своей значимости (исторической, правовой, научной и т. д.).

Применяется при: проведении исторических исследований; подготовке юридических доказательств (в т. ч. в судах); подтверждении прав и фактов (стажа, образования, собственности и пр.); исполнении запросов граждан и организаций; формировании архивных фондов; обеспечении преемственности и сохранности культурного наследия; выполнении требований законодательства о хранении документов.

Отличается от текущих (оперативных) документов сроком и режимом хранения (долговременный/постоянный), наличием установленной ценности (исторической, юридической и пр.), обязательным учётом в архивных системах, а также особыми правилами доступа и использования (в т. ч. ограничениями по срокам секретности, защитой от уничтожения).

Понимание термина важно для соблюдения законодательства об архивном деле, обеспечения сохранности значимых сведений, правильного оформления и хранения документов в организациях, возможности подтверждения юридически значимых фактов, защиты прав граждан и организаций, а также для поддержки исторической и научной работы.