Юридический словарь / Документ

Что такое «Документ»?

Определение термина Документ: признаки, характеристики, виды и классификации, история и использование термина в Юридическом словаре портала «Мой Юрист».

Это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, которая имеет юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства в правовых отношениях (определение вытекает из положений различных нормативно-правовых актов, регулирующих документооборот, например, Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Нужна помощь юриста? Получить помощь

Признаки / Существенные характеристики

Наличие зафиксированной информации: на носителе (бумажном, электронном и др.) записаны данные, подлежащие прочтению и интерпретации.

Юридическая значимость: документ обладает правовой силой, его содержание может служить основанием для возникновения, изменения или прекращения правоотношений.

Идентификационные признаки: документ содержит реквизиты (дата, номер, подписи, печати и т. д.), позволяющие установить его подлинность и происхождение.

Целевое назначение: документ создаётся для фиксации фактов, событий, решений, поручений и иных юридически значимых обстоятельств.

Возможность использования в качестве доказательства: документы могут выступать доказательствами в суде и иных юрисдикционных органах.

Виды / Классификация термина «Документ»

По форме фиксации:

Бумажные документы — информация зафиксирована на бумажном носителе.
Электронные документы — информация представлена в электронной форме, пригодной для обработки с помощью ЭВМ.
Комбинированные документы — сочетают элементы бумажной и электронной формы.

По степени конфиденциальности:

Открытые документы — не содержат сведений, ограниченных в доступе.
Документы с ограниченным доступом — содержат служебную, коммерческую, государственную или иную тайну.

По юридической силе:

Подлинные документы — имеют юридическую силу, оформлены в соответствии с требованиями законодательства.
Копии документов — воспроизводят содержание подлинника, могут приобретать юридическую силу при надлежащем заверении.

По назначению:

Нормативные документы — устанавливают правила, стандарты, нормы (законы, постановления, инструкции).
Распорядительные документы — содержат указания, поручения (приказы, распоряжения).
Справочно-информационные документы — фиксируют факты, события (протоколы, отчёты, справки).
Договорные документы — оформляют соглашения между сторонами (договоры, контракты).

Законодательство

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Гражданский кодекс РФ (регулирует вопросы договорных и иных документов в рамках гражданско-правовых отношений).

Связанные термины

Электронный документ — разновидность документа, представленная в электронной форме.
Подпись — элемент документа, подтверждающий волеизъявление лица.
Реквизиты — обязательные элементы оформления документа, обеспечивающие его юридическую силу.
Копия документа — воспроизведение оригинала, может приобретать юридическую силу при заверении.
Оригинал документа — первоначальный экземпляр, обладающий полной юридической силой.
Юридическая сила — свойство документа порождать правовые последствия.

Другие определения термина «Документ»

В англо-американском праве документ (document) понимается как любой письменный материал, содержащий информацию, которая может быть использована в юридических целях. Включает контракты, письма, отчёты, электронные записи и т. д.

В римском праве документы (litterae) играли важную роль в фиксации юридических актов, однако система документооборота была менее формализованной, чем в современном праве.

Доктринальное определение: в юридической науке документ рассматривается как средство фиксации юридически значимых фактов и обстоятельств, обеспечивающее их сохранность и возможность последующего использования в правоприменительной практике.

История термина «Документ»

Слово «документ» происходит от латинского documentum — «доказательство», «свидетельство». В русский язык термин пришёл через европейские языки в эпоху становления государственного делопроизводства.

Эволюция понятия: в древности документы фиксировались на глиняных табличках, папирусе, пергаменте; с развитием письменности и государственности роль документов возрастала. В Средние века документы стали ключевым средством фиксации правовых отношений (грамоты, хартии). В Новое время с развитием законодательства и бюрократии система документооборота усложнилась, появились стандарты оформления и хранения документов. В XX–XXI веках с развитием информационных технологий возникли электронные документы, что существенно изменило подходы к документообороту.

Английский язык

Document — наиболее общий и распространённый перевод, охватывает все виды документов (бумажные, электронные, официальные, неофициальные).
Official document — официальный документ, подчёркивает юридическую значимость и принадлежность к государственным или корпоративным структурам.
Legal document — юридический документ, акцентирует внимание на правовой природе и использовании в юридических процедурах.
Electronic document — электронный документ, указывает на форму фиксации информации.

Example: The company submitted all necessary legal documents to the court to support its case.

Мнение эксперта / Спорные вопросы

Вопросы юридической силы электронных документов: несмотря на наличие Федерального закона «Об электронной подписи», на практике возникают споры о признании электронных документов в суде, особенно если они не подписаны квалифицированной электронной подписью.
Проблема подлинности и целостности документов: в условиях цифровизации актуальны вопросы защиты документов от подделки, несанкционированного изменения, утраты данных.
Разграничение понятий «документ» и «информация»: в некоторых случаях сложно определить, обладает ли конкретный носитель с информацией признаками документа, особенно в случае неформализованных электронных сообщений.
Вопросы хранения и уничтожения документов: законодательство устанавливает сроки хранения различных категорий документов, однако на практике возникают сложности с соблюдением этих требований, особенно в отношении электронных документов.

Частые вопросы

Документ это:
Это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, которая имеет юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства в правовых отношениях (определение вытекает из положений различных нормативно-правовых актов, регулирующих документооборот, например, Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Документ используется в юридической, деловой, административной и личной сфере — для фиксации информации, подтверждения фактов и прав, регулирования отношений между субъектами (в т. ч. в сделках, судопроизводстве, кадровом учёте, государственном управлении и т. д.).

Документ — это материальный или электронный носитель с зафиксированной информацией (текстом, изображениями, данными), который имеет реквизиты для идентификации и признаётся в качестве доказательства или основания для каких‑либо действий.

Применяется при заключении договоров, оформлении прав (на недвижимость, наследство и пр.), подаче заявлений и жалоб, ведении бухгалтерского и кадрового учёта, в судебных процессах, при получении госуслуг, сертификации товаров и услуг и т. д.

Отличается от устных договорённостей и неформальных сообщений наличием установленной формы, реквизитов (дата, подписи, печати и пр.) и юридической силы — документ может служить доказательством в суде и основанием для возникновения, изменения или прекращения прав и обязанностей.

Понимание термина важно, чтобы правильно оформлять и использовать документы, защищать свои права, избегать юридических ошибок и рисков (недействительных сделок, отказов госорганов, проигрыша в суде), а также грамотно оценивать юридическую силу и последствия тех или иных бумаг.