Юридический словарь / Документ архивного фонда Российской Федерации

Что такое «Документ архивного фонда Российской Федерации»?

Определение термина Документ архивного фонда Российской Федерации: признаки, характеристики, виды и классификации, история и использование термина в Юридическом словаре портала «Мой Юрист».

Это документ, включённый в состав Архивного фонда Российской Федерации, то есть обладающий исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценностью и подлежащий постоянному хранению (согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Нужна помощь юриста? Получить помощь

Признаки / Существенные характеристики

Ценность: документ имеет значимость с точки зрения истории, науки, культуры и т. д., что обосновывает необходимость его сохранения.

Включение в Архивный фонд: факт отнесения документа к составу Архивного фонда РФ, закреплённый в установленном порядке.

Обязательность постоянного хранения: документ не подлежит уничтожению в рамках обычных сроков хранения, должен сохраняться бессрочно.

Учёт и систематизация: документ подлежит учёту в архивных системах, включается в описи и каталоги.

Соблюдение режима хранения: обеспечение условий сохранности (физической, информационной), защита от утраты и порчи.

Виды / Классификация термина «Документ архивного фонда Российской Федерации»

По виду носителя:

Бумажные документы: традиционные рукописные, машинописные, печатные документы на бумажной основе.
Электронные документы: цифровые записи, базы данных, файлы, созданные и (или) хранящиеся в электронной форме.
Аудиовизуальные документы: кино-, фото-, видео-, фонодокументы.
Иные материальные носители: микрофильмы, карты, чертежи, предметы с текстовой или изобразительной информацией.

По степени доступности:

Открытые документы: доступны для широкого круга пользователей без ограничений.
Документы с ограниченным доступом: содержат персональные данные, государственную тайну, служебную информацию и т. д.; доступ регулируется законодательством.

По происхождению:

Государственные документы: созданные органами власти, государственными учреждениями.
Муниципальные документы: сформированные органами местного самоуправления и подведомственными организациями.
Документы негосударственных организаций: архивные документы коммерческих, общественных и иных негосударственных структур.
Личные (частные) архивы: документы, образовавшиеся в ходе жизни и деятельности отдельных граждан.

Законодательство

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

ст. 3 — определяет основные понятия, в т. ч. «Архивный фонд Российской Федерации», «архивный документ»;
ст. 4 — устанавливает принципы организации архивного дела;
ст. 6 — регулирует состав и включение документов в Архивный фонд РФ;
ст. 17 — определяет порядок учёта документов Архивного фонда РФ;
ст. 25 — устанавливает ограничения доступа к архивным документам.

Подзаконные акты: приказы Росархива, устанавливающие правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

Связанные термины

Архивный документ: более общее понятие, включающее любые документы, переданные на хранение в архив; документ архивного фонда — это частный случай, включённый в состав Архивного фонда РФ.

Архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Опись дел: учётный документ, содержащий перечень документов фонда с указанием их номеров, заголовков, дат и других реквизитов.

Экспертиза ценности документов: процедура определения значимости документа для включения в состав Архивного фонда РФ.

Учёт архивных документов: система фиксации наличия, движения и состояния архивных документов.

Другие определения термина «Документ архивного фонда Российской Федерации»

В международном праве и практике (например, в рекомендациях ЮНЕСКО и ИКА — Международного совета архивов) под архивным документом понимается любая запись, имеющая долговременную ценность и подлежащая сохранению. Понятие «архивный фонд» также используется, но без жёсткой привязки к государственной системе — акцент на ценности и необходимости сохранения.

В дореволюционной России документы, имеющие историческую ценность, хранились в ведомственных архивах и Императорской археографической комиссии; понятие «архивный фонд» формировалось постепенно, без единой централизованной системы.

В советский период сложилась централизованная система архивного дела; документы, имеющие историческую ценность, включались в Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) — предшественник современного Архивного фонда РФ.

История термина «Документ архивного фонда Российской Федерации»

Слово «документ» происходит от латинского documentum — «доказательство, свидетельство». В архивном деле термин приобрёл значение записи, имеющей долговременную ценность и подлежащей хранению.

Эволюция понятия:

Древняя Русь: документы хранились при княжеских дворах, монастырях, в городских канцеляриях.
XVIII в.: создание первых государственных архивов, систематизация документов.
XIX в.: формирование ведомственных архивов, начало научной обработки документов.
Советский период: создание ГАФ СССР, централизация архивного дела, строгий учёт и контроль.
Современный период: формирование Архивного фонда РФ, законодательное закрепление статуса архивных документов, развитие электронного документооборота и электронных архивов.

Английский язык

Archival document: наиболее точный перевод, обозначает документ, имеющий историческую или долговременную ценность и подлежащий архивному хранению.

Example: This archival document dates back to the 18th century and is kept in the State Archive.

Record: более широкий термин, может обозначать любую официальную запись; в контексте архивного дела часто используется как синоним archival document.

Example: The archive holds records of all government decisions from the past century.

Archival file: может обозначать как отдельный документ, так и дело (совокупность документов по одному вопросу).

Example: The archival file contains correspondence and reports from the 1920s.

Мнение эксперта / Спорные вопросы

Спорные вопросы:

Квалификация электронных документов: не всегда однозначно определяется, какие электронные записи подлежат включению в Архивный фонд РФ, каковы критерии их отбора и условия долговременного хранения.
Баланс между открытостью и защитой персональных данных: при предоставлении доступа к архивным документам возникает конфликт между правом на информацию и необходимостью соблюдения законодательства о персональных данных.
Сохранность цифровых архивов: вопросы миграции форматов, обеспечения аутентичности и юридической силы электронных документов на долгосрочную перспективу.
Критерии отбора документов негосударственных организаций: не всегда чётко определены правила включения в Архивный фонд документов коммерческих и общественных структур, особенно в условиях их реорганизации или ликвидации.

Частые вопросы

Документ архивного фонда Российской Федерации это:
Это документ, включённый в состав Архивного фонда Российской Федерации, то есть обладающий исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценностью и подлежащий постоянному хранению (согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Используется в сфере архивного дела, при работе с архивными документами на территории Российской Федерации, в государственных и муниципальных архивах, а также в организациях, хранящих архивные документы.

Документ, который входит в состав архивного фонда РФ — то есть имеет историческую, научную, социальную, культурную или иную значимость и подлежит постоянному хранению в соответствии с законодательством РФ.

Применяется при учёте, хранении, использовании, передаче и уничтожении архивных документов; при проведении экспертизы ценности документов; при формировании архивных коллекций; при обеспечении доступа к архивным материалам; при решении вопросов о включении документов в Архивный фонд РФ.

Отличается от прочих документов обязательностью долгосрочного (в т. ч. постоянного) хранения, наличием особой ценности (исторической, культурной и т. д.), регулированием специальным законодательством (в т. ч. Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»), особым порядком учёта и доступа.

Важно понимать, чтобы корректно работать с архивными материалами (учитывать, хранить, использовать), соблюдать законодательство в сфере архивного дела, обеспечивать сохранность историко‑культурного наследия, правильно организовывать доступ к архивным документам, а также избегать нарушений, влекущих административную или иную ответственность.