Юридический словарь / Обязательный экземпляр документов

Что такое «Обязательный экземпляр документов»?

Определение термина Обязательный экземпляр документов: признаки, характеристики, виды и классификации, история и использование термина в Юридическом словаре портала «Мой Юрист».

Это экземпляры различных видов документов, которые производители обязаны безвозмездно передавать в соответствующие организации (библиотеки, архивы и т. д.) для учёта, комплектования, постоянного хранения и использования. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77‑ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Нужна помощь юриста? Получить помощь

Признаки / Существенные характеристики

Обязательность передачи: производители документов обязаны передавать экземпляры в установленные законом сроки.

Безвозмездность: передача осуществляется без какой‑либо оплаты со стороны принимающих организаций.

Целевое назначение: экземпляры передаются для учёта, комплектования, постоянного хранения и обеспечения доступа пользователей.

Определённый круг получателей: экземпляры направляются в библиотеки, архивы, информационные центры и иные уполномоченные организации.

Регламентированные сроки передачи: закон устанавливает чёткие сроки для направления обязательных экземпляров в зависимости от вида документа.

Определённый объём передачи: количество передаваемых экземпляров регламентировано законом для разных видов документов.

Виды / Классификация термина «Обязательный экземпляр документов»

По виду документов:

Печатные издания (книги, журналы, газеты и т. д.): передаются в определённом количестве экземпляров в зависимости от тиража.
Издания для слепых и слабовидящих (рельефно‑точечные и озвученные книги): имеют особые правила передачи.
Официальные документы: издаваемые органами власти всех уровней.
Аудиовизуальная продукция: кинофильмы, видеоматериалы, фонограммы и т. д.
Электронные издания: включая локальные и сетевые электронные издания.
Неопубликованные документы: диссертации, отчёты о научно‑исследовательских работах, депонированные научные работы и т. д.
Патентные документы: описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

По получателям:

Российская государственная библиотека (РГБ).
Российская национальная библиотека (РНБ).
Парламентская библиотека РФ.
Всероссийский институт научной и технической информации (ВИНИТИ).
Институт научной информации по общественным наукам (ИНИОН) и другие специализированные учреждения.

Законодательство

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77‑ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»:

Статья 1 — основные понятия.
Статья 5 — виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра.
Статья 6 — производители документов.
Статья 7 — получатели обязательного экземпляра.
Статья 8 — порядок и сроки доставки обязательного экземпляра.
Статья 9 — федеральный обязательный экземпляр.
Статья 10 — обязательный экземпляр субъекта РФ и муниципального образования.
Статья 15 — учёт обязательного экземпляра.
Статья 16 — комплектование фондов библиотек и информационных центров обязательными экземплярами.
Статья 17 — обеспечение сохранности обязательного экземпляра.
Статья 18 — использование обязательного экземпляра.

Связанные термины

Производитель документов: лицо, осуществляющее издание и выпуск документов, обязанное направлять обязательные экземпляры.

Получатель обязательного экземпляра: организация, уполномоченная принимать и хранить обязательные экземпляры (РГБ, РНБ и др.).

Тираж: общее количество экземпляров издания, влияющее на число обязательных экземпляров для передачи.

Библиографический учёт: система регистрации и описания документов, обеспечиваемая через механизм обязательных экземпляров.

Национальное книгохранилище: учреждение, обеспечивающее постоянное хранение обязательных экземпляров для будущих поколений.

Другие определения термина «Обязательный экземпляр документов»

Иностранное право: во многих странах существует аналогичный институт «обязательного (или «депозитного») экземпляра» (англ. legal deposit). Например, в Великобритании действует Legal Deposit Libraries Act 2003, обязывающий передавать копии печатных и электронных публикаций в национальные библиотеки.

Исторические определения: в России традиция обязательного экземпляра восходит к XVIII веку, когда Пётр I установил правило передачи книг в Библиотеку Академии наук. В XIX веке система была развита и закреплена законодательно для Императорской Публичной библиотеки в Санкт‑Петербурге.

Доктринальные определения: в научной литературе обязательный экземпляр рассматривается как инструмент государственной политики в области информации, обеспечивающий сохранение национального культурного наследия и доступ к информации.

История термина «Обязательный экземпляр документов»

Этимология: термин «экземпляр» происходит от латинского exemplar — «образец», «пример». «Обязательный» — прилагательное, указывающее на императивность, необходимость выполнения действия.

Эволюция понятия:

XVIII век: первые нормы о передаче книг в библиотеки (Академия наук).
XIX век: закрепление системы обязательных экземпляров для Императорской Публичной библиотеки.
Советский период: централизованная система сбора обязательных экземпляров, жёсткий государственный контроль.
1990‑е годы: принятие современного закона (1994 г.), адаптация системы к рыночным условиям, включение новых видов документов (электронные, аудиовизуальные).
Современный период: расширение перечня документов (включая сетевые электронные издания), цифровизация процессов учёта и доставки.

Английский язык

Legal deposit: наиболее точный эквивалент, используется в Великобритании, Австралии, Канаде и других странах англо‑саксонской правовой системы. Означает обязанность передачи экземпляров документов в национальные библиотеки.

Mandatory copy / compulsory copy: также встречается в англоязычной литературе, подчёркивает обязательный характер передачи.

Example: Under the Legal Deposit Libraries Act 2003, publishers in the UK are required to send a copy of every publication to the British Library.

Мнение эксперта / Спорные вопросы

Спорные вопросы:

Объём передачи электронных сетевых изданий: сложности с определением, какие именно сетевые ресурсы подпадают под действие закона, и как технически обеспечить их доставку и архивирование.
Сроки и способы передачи: дискуссии о необходимости сокращения сроков передачи и перехода на полностью электронные каналы доставки.
Ответственность производителей: не всегда чётко определены меры ответственности за невыполнение обязанности по передаче обязательных экземпляров.
Финансирование получателей: вопросы обеспечения достаточного финансирования библиотек и архивов для обработки и хранения растущего потока обязательных экземпляров, особенно в цифровой форме.
Интеграция с международными системами: необходимость гармонизации национальных правил с международными практиками учёта и хранения цифровых документов.

Частые вопросы

Обязательный экземпляр документов это:
Это экземпляры различных видов документов, которые производители обязаны безвозмездно передавать в соответствующие организации (библиотеки, архивы и т. д.) для учёта, комплектования, постоянного хранения и использования. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77‑ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Используется в сфере библиотечного дела и архивного хранения: организации (библиотеки, архивы и т. д.) получают копии опубликованных документов от издателей в соответствии с законодательством (например, согласно Федеральному закону РФ «Об обязательном экземпляре документов»).

Это копии опубликованных документов (книг, журналов, газет и т. д.), которые издатели обязаны передавать в специальные учреждения (библиотеки, архивы) для учёта, хранения и обеспечения доступа к информации.

Применяется при выпуске любых видов печатных и электронных изданий — после публикации производитель (издатель) должен направить установленное число экземпляров в уполномоченные организации. Это касается книг, периодических изданий, нотных, картографических, аудиовизуальных, электронных изданий и др.

Отличается обязательностью передачи — в отличие от добровольного предоставления копий или обмена изданиями между библиотеками. Также регламентируется на законодательном уровне: чётко определены виды документов, количество обязательных экземпляров и получатели; это инструмент государственного учёта и сохранения национального документального фонда.

Важно для сохранения культурного и научного наследия страны, обеспечения полноты национальных библиографических и архивных ресурсов, доступа граждан к опубликованной информации. Позволяет вести государственный библиографический учёт, формировать архивные коллекции, поддерживать работу научных и публичных библиотек.