Юридический словарь / Временное хранение архивных документов

Что такое «Временное хранение архивных документов»?

Определение термина Временное хранение архивных документов: признаки, характеристики, виды и классификации, история и использование термина в Юридическом словаре портала «Мой Юрист».

Это хранение архивных документов в течение установленного законодательством срока до их уничтожения либо передачи на постоянное хранение в архивы (согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Нужна помощь юриста? Получить помощь

Признаки / Существенные характеристики

Ограниченность срока хранения: документы хранятся не бессрочно, а в пределах сроков, установленных нормативными актами.

Регулируемость нормативными актами: сроки и порядок хранения определяются законодательством об архивном деле, ведомственными перечнями и номенклатурами дел.

Целевая направленность: хранение до уничтожения (по истечении сроков) или до передачи на постоянное хранение в государственные/муниципальные архивы.

Ответственность за сохранность: организация или учреждение, осуществляющее временное хранение, обязано обеспечить сохранность документов, защиту от несанкционированного доступа и неблагоприятных внешних воздействий.

Учёт и систематизация: документы подлежат учёту и систематизации в соответствии с установленными правилами.

Виды / Классификация термина «Временное хранение архивных документов»

По субъекту хранения:

Ведомственное (внутриведомственное) хранение: документы хранятся в структурных подразделениях или архивах организаций, их создавших (например, в архивах министерств, ведомств, предприятий).
Депозитарное хранение: документы передаются на временное хранение в специализированные архивные учреждения на основании договора (на условиях депозитария).

По срокам хранения:

Краткосрочное (до 10 лет): документы с временными сроками хранения (личные дела, приказы по личному составу и т. д.).
Долгосрочное (свыше 10 лет до передачи на постоянное хранение): документы, имеющие долговременную ценность, но не подлежащие постоянному хранению сразу после завершения делопроизводства.

Законодательство

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17, 18, 21 и др.) — устанавливает общие правила хранения архивных документов, сроки, порядок передачи.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) — детализируют порядок временного хранения.

Ведомственные перечни типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (например, Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) — определяют конкретные сроки хранения по видам документов.

Номенклатуры дел организаций — локальные акты, устанавливающие сроки хранения документов внутри организации.

Связанные термины

Архивный документ: объект хранения; любой документ, имеющий историческую, юридическую или информационную ценность и подлежащий хранению.

Постоянное хранение архивных документов: следующий этап после временного, когда документы передаются в государственные/муниципальные архивы на бессрочное хранение.

Уничтожение архивных документов: процедура ликвидации документов по истечении установленных сроков хранения.

Депозитарий: организация, осуществляющая временное хранение документов на договорной основе.

Номенклатура дел: систематизированный перечень документов организации с указанием сроков их хранения.

Другие определения термина «Временное хранение архивных документов»

Иностранное право: в англо‑американской системе используется термин temporary records storage или interim archival storage — хранение документов до их уничтожения или передачи в постоянный архив. Сроки и правила хранения регулируются национальным архивным законодательством и ведомственными инструкциями.

Исторические определения: в дореволюционной России временное хранение документов осуществлялось в архивах учреждений (канцелярий, департаментов) до передачи в центральные архивы или уничтожения; порядок регулировался ведомственными инструкциями и циркулярами.

Доктринальные определения: в трудах архивоведов (например, Е. В. Алексеевой, Л. П. Афанасьевой) временное хранение рассматривается как промежуточный этап жизненного цикла документа между делопроизводственным использованием и постоянным хранением либо уничтожением.

История термина «Временное хранение архивных документов»

Этимология: термин «хранение» восходит к древнерусскому «хранити» — беречь, сохранять. «Архивный» — от лат. archivum, производного от греч. ἀρχεῖον — «присутственное место», «учреждение».

Эволюция понятия:

Древняя Русь: документы хранились при княжеских дворах, церквях, монастырях — фактически это было временное хранение до утраты актуальности.
XVIII век: создание коллегий и губернских учреждений, формирование ведомственных архивов с регламентированным хранением документов до их уничтожения или передачи.
XIX век: развитие архивного дела, появление архивных комиссий, упорядочение сроков хранения ведомственных документов.
Советский период: централизация архивного дела, установление жёстких сроков временного хранения в учреждениях перед передачей в госархивы (например, 5–15 лет для разных категорий документов).
Современный период: законодательное закрепление временного хранения как этапа жизненного цикла документа (ФЗ № 125‑ФЗ), детализация сроков и процедур нормативными актами Росархива.

Английский язык

Temporary storage of archival documents — наиболее точный перевод, подчёркивает ограниченность срока хранения.

Interim archival storage — подчёркивает промежуточный характер хранения перед передачей на постоянное хранение или уничтожением.

Short‑term archival storage — используется, если речь идёт о краткосрочном хранении (до 10 лет).

Пример: The company arranged temporary storage of its archival documents for a period of 7 years before their scheduled destruction.

Мнение эксперта / Спорные вопросы

Спорные вопросы:

Определение сроков хранения для новых видов электронных документов: законодательство не всегда успевает за развитием технологий, возникают сложности с установлением сроков для электронных писем, баз данных, цифровых копий.
Ответственность за сохранность при передаче на депозитарное хранение: споры о разграничении ответственности между организацией‑владельцем документов и депозитарием в случае утраты или повреждения документов.
Критерии отбора документов для временного хранения: не всегда чётко определены признаки, по которым документы включаются в номенклатуру дел с временными сроками хранения, что приводит к избыточному накоплению документов.
Совместимость электронных систем хранения: при передаче документов на временное хранение в электронном виде возникают проблемы совместимости форматов и систем учёта, что может нарушать требования к сохранности и доступности документов.

Частые вопросы

Временное хранение архивных документов это:
Это хранение архивных документов в течение установленного законодательством срока до их уничтожения либо передачи на постоянное хранение в архивы (согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Используется в организациях (в т. ч. государственных и муниципальных), архивах, компаниях — для размещения документов, которые пока не подлежат постоянному хранению или уничтожению, до истечения установленных сроков хранения.

Это размещение архивных документов на определённый срок (как правило, до 10 лет) в специальном месте (архиве, хранилище и т. п.) до их дальнейшего использования, передачи на постоянное хранение либо уничтожения.

Применяется: при передаче документов в архив после завершения делопроизводства; в период до истечения сроков хранения по номенклатуре дел; перед экспертизой ценности документов; при реорганизации или ликвидации организации; при необходимости освободить рабочие пространства от текущей документации.

Отличается от постоянного хранения ограниченным сроком (обычно до 10 лет против бессрочного), менее жёсткими требованиями к условиям хранения и приоритетом — временное обеспечение сохранности против максимально долгой сохранности и доступности. От текущего хранения (в структурных подразделениях) отличается формализованным режимом и обособленностью хранилища.

Важно понимать, чтобы соблюдать законодательные требования к срокам и условиям хранения (ФЗ «Об архивном деле в РФ» и др.), избежать штрафов за нарушения, обеспечить возможность оперативно найти документы при проверках или судебных спорах, правильно планировать архивные процессы и оптимизировать использование офисных площадей.