Минфин: электронный документооборот не отменяет бумажные РКО

В бюджетных организациях продолжается переход на электронный документооборот, однако не все бухгалтерские бумаги можно перевести в цифровой формат без ограничений. Особенно это касается расчетно-кассовых документов, которые напрямую связаны с движением денежных средств.

Хотя многие учреждения уже активно используют электронные формы актов, накладных и сверок, некоторые документы по-прежнему требуют собственноручных подписей. Минфин установил четкие правила, когда допускается смешанная — «гибридная» — форма подписания: например, при оформлении актов приемки или накладных, если у контрагента нет электронной подписи. В таких случаях бумажная копия документа подписывается вручную, а затем ее скан, заверенный ЭЦП, прикладывается к электронному оригиналу.

Но кассовые документы из этого правила исключены. Расходные и приходные кассовые ордера нельзя подписывать частично электронной подписью и частично вручную. Как разъясняет Минфин в Методических указаниях к Приказу No 52н, расходный кассовый ордер (РКО) можно оформлять либо полностью на бумаге с живыми подписями всех участников операции, либо в электронном виде — но только при условии, что и получатель денег, и все сотрудники учреждения обладают квалифицированными электронными подписями. Подписывать документ простой электронной подписью или оформлять бумажную копию для подписи от руки действующее законодательство не разрешает.

Если у получателя наличных средств нет квалифицированной электронной подписи, организация обязана оформить РКО на бумажном носителе. После подписания кассир создает скан-копию, заверяет ее своей ЭЦП и вносит запись в электронную кассовую книгу. При этом ответственность за соответствие скана оригиналу возлагается именно на кассира. Бумажный оригинал ордера хранится в архиве учреждения и регистрируется в специальном журнале.

Аналогичные правила действуют и для приходных кассовых ордеров — если хотя бы один из участников операции не может подписать документ ЭЦП, оформление производится исключительно на бумаге.